Les éléments envoyés/supprimés pour les boites aux lettres partagées sur Exchange

Description rapide :

Par défaut, à partir d’Outlook lorsque vous envoyez un mail « en tant que » ou « de la part » d’une boite aux lettres partagée, le mail est copié dans vos « éléments envoyés ». C’est le même comportement pour les éléments supprimés, lorsque vous supprimez un mail d’une boite aux lettres partagée, celui-ci est copié dans vos « éléments supprimés ».

Si vous souhaitez que les éléments envoyés/supprimés soient copiés dans la boite aux lettres partagée au lieu de la vôtre, vous pouvez appliquer sur le client Outlook les clés de registres suivantes :

  • DelegateSentItemsStyle
  • DelegateWastebasketStyle

Prérequis :

  • Avoir les droits d’ « envoyer en tant que » la boite aux lettres partagée
  • Avoir un client Outlook 2003/2007/2010/2013 à jour ou à minima :
    • Outlook 2003 avec le hotfix KB953803 et KB317865
    • Outlook 2007 avec le hotfix KB970944 et KB972148
    • Outlook 2010 avec le hotfix KB2181579 et KB2547227
  • Avoir ajouté la boite aux lettres partagée en plus de votre boite aux lettres dans votre profil Outlook.
  • Avoir le mode cache d’Exchange activé
  • Avoir une version d’Exchange 2007/2010/2013 (pour Exchange 2010, si vous avez une version avec le SP2 RU4 à minima, vous pouvez passer directement à la section : Exchange 2010 SP2 RU4 et la fonctionnalité Set-MailboxSentItemsConfiguration)

    • Modification pour les éléments supprimés (DelegateWastebasketStyle)

    Pour cela, il vous faut ajouter la valeur DWORD « DelegateWastebasketStyle » avec les valeurs :

  • 4 pour copier les éléments supprimés dans les éléments supprimés de la boite aux lettres partagée
  • 8 pour copier les éléments supprimés dans les éléments supprimés dans votre boite aux lettres

    • Ajouter/modifier la valeur DWORD « DelegateWastebasketStyle » en fonction de votre version d’Outlook :

    Pour Outlook 2003 : HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice11.0OutlookOptionsGeneral

    Pour Outlook 2007 : HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice12.0OutlookOptionsGeneral

    Pour Outlook 2010 : HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice14.0OutlookOptionsGeneral

    Pour Outlook 2013 : HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice15.0OutlookOptionsGeneral

    Exemple avec Outlook 2010 :

    Modification pour les éléments envoyés (DelegateSentItemsStyle)

    Pour cela, il vous faut ajouter la valeur DWORD « DelegateSentItemsStyle » avec la valeur 1 pour activer la copie des éléments envoyés dans les éléments envoyés de la boite aux lettres partagée

    Ajouter/modifier la valeur DWORD « DelegateSentItemsStyle » en fonction de votre version d’Outlook :

    Pour Outlook 2003 : HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice11.0OutlookPreferences

    Pour Outlook 2007 : HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice12.0OutlookPreferences

    Pour Outlook 2010 : HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice14.0OutlookPreferences

    Pour Outlook 2013 : HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice15.0OutlookPreferences

    Exemple avec Outlook 2010 :

    Déploiement de ces clés de registre via GPO

    Si vous êtes dans un domaine Active Directory, vous pouvez aussi déployer ces clés de registre avec une GPO.

    Si vous êtes en Active Directory 2003, créer un fichier au logon de l’utilisateur qui exécutera un fichier .reg avec les valeurs souhaités.

    Si vous êtes en Active Directory 2008, ajouter vos clés de registre dans les préférences de configuration utilisateur.

    Exemple pour DelegateSentItemsStyle :

    Exemple pour DelegateWastebasketStyle :

    Exchange 2010 SP2 RU4 et la fonctionnalité Set-MailboxSentItemsConfiguration

    Si votre plateforme est en Exchange 2010 SP2 RU4 minimum, la configuration de la copie des éléments envoyés (pas celle des éléments supprimés 🙁) peut être effectuée sans clé de registre mais directement sur le serveur Exchange ou via l’OWA par l’utilisateur lui-même.

    Cette configuration s’appliquera alors sur la boite aux lettres en mode cache, mais aussi en mode online et sur l’OWA.

    La clé de registre DelegateSentItemsStyle » n’est alors plus nécessaire, il faut d’ailleurs la supprimer pour éviter des problèmes d’émission de mail (mails bloqués dans le Outbox)

    Configuration via le serveur Exchange : En effet, avec le RU4 pour SP2 d’Exchange 2010, 2 nouvelles cmdlets power Shell ont été ajoutés :

    • Get-MailboxSentItemsConfiguration
    • Set-MailboxSentItemsConfiguration

    Voici un exemple d’un Get-MailboxSentItemsConfiguration :

    Les 2 attributs à configurer sur la boite aux partagée sont en fonction de votre besoin : SendAsItemsCopiedTo et SendOnBehalfOfItemsCopiedTo, la valeur par défaut étant Sender

    Voici les valeurs possibles et leurs explications d’après le technet : http://technet.microsoft.com/fr-fr/library/jj884078(v=exchg.141).aspx

    • Sender : Les messages envoyés au nom de cette boîte aux lettres sont enregistrés uniquement dans le dossier Éléments envoyés de l’utilisateur ayant effectivement envoyé le message.
    • SenderAndFrom : Les messages envoyés au nom de cette boîte aux lettres sont enregistrés à la fois dans le dossier Éléments envoyés de l’utilisateur ayant effectivement envoyé le message et dans le dossier Éléments envoyés de la boite aux lettres partagée.
    • From : Réservé pour utilisation ultérieure car ne fonctionne toujours pas et effectue la même action que SenderAndFrom c’est-à-dire copie les éléments envoyés dans les deux boites aux lettres.

    Il vous suffit donc de configurer le paramètre « SenderAndFrom » pour le sendAS par exemple sur la boite aux lettres partagé :

    Pour cela, dans une console Exchange management shell , exécutez la cmdlet suivante : Set-MailboxSentItemsConfiguration –id “bal partagée” – SendAsItemsCopiedTo “SenderAndFrom”

    Lancez ensuite la cmdlet « Get-MailboxSentItemsConfiguration » afin de valider la bonne prise en compte du paramètre : Get-MailboxSentItemsConfiguration -id “bal partagée”

    Configuration par l’utilisateur via OWA :

    L’utilisateur peut aussi effectuer la configuration lui-même en se connectant à la boite aux lettres partagé dans les options OWA. En effet, un nouvel onglet « Eléments Envoyés » est maintenant disponible dans les paramètres d’options d’OWA.
    Pour cela, se connecter à la boite aux lettres partagé via OWA et cliquez sur « Options ».

    Sélectionnez ensuite « Voir toutes les options »

    Puis ensuite cliquez sur « Paramètres » et l’onglet « Eléments Envoyés ».

    Sélectionnez alors les options souhaités et cliquez sur « Enregistrer ». La modification est alors effectuée sur la boite aux lettres donc fonctionne sur OWA, Outlook en mode online et en mode cache.

    Exchange 2013 : mais où est passé la cmdlet Set-MailboxSentItemsConfiguration ?

    Malheureusement, la cmdlet Set-MailboxSentItemsConfiguration n’est plus présente sur Exchange 2013 et l’option dans OWA 2013 non plus, il vous faut donc réutiliser la clé de registre local DelegateSentItemsStyle avec la valeur 1 🙁