La mobilité des collaborateurs avec Teams

Introduction

Microsoft Teams est un outil qui permet d’allier collaboration et communication en équipe. Teams permet de discuter, d’établir des équipes, de planifier des réunions, de passer des appels et de travailler à plusieurs en même temps sur des fichiers tels que Word & Excel. Un espace de travail pour la collaboration :

Disposer d’une unique application regroupant : messagerie, calendrier, documents, applications et bien plus encore
Créer des équipes pour travailler en mode projet
Participer ou créer des réunions
Conserver vos fils de discussion

Un outil de communication en temps réel :

Initier des appels audio / vidéo à deux ou en équipe
Chater et partager vos émotions avec les Emoji
Partager des fichiers et d’applications

Microsoft Teams et ses fonctionnalités

La solution Teams est disponible depuis un navigateur internet ou alors en installant le client directement sur votre ordinateur, une application est également disponible sur iOS et Android. Voici un aperçu de l’interface de Microsoft Teams :

Activité
- Consultez tous vos messages non lus, @mentions, réponses, appels manqués etc…
Conversation
- C’est depuis l’onglet conversation que l’on peut communiquer par message avec nos collaborateurs
Equipes
- Elle permet de retrouver toutes nos équipes créées afin de collaborer avec celle-ci
Calendrier
- Il est possible d’établir de nouvelles réunions depuis « Calendrier » et de visualiser celles en approches
Appels
- Depuis cet onglet on retrouve nos contacts, historique d’appel, messagerie vocale.
Fichiers
- On retrouve dans cette partie tous les fichiers Office 365 (Word, PPT, Excel, Onenote) intégrés à Teams

Microsoft Teams dispose donc de nombreux atouts pour faciliter le télétravail.

Création d’équipe & canaux pour le travail collaboratif

Les utilisateurs peuvent avoir des conversations privées, en groupe ou des conversations ouvertes au sein d’un canal d’équipe (un canal est un sujet de discussion dans une équipe). Une équipe regroupe des personnes, des conversations, des fichiers et des outils en un seul emplacement.

Organisation de visio conférence à partir des équipes

Sur Teams il est possible de créer des équipes, afin de rassembler plusieurs utilisateurs pour des projets ou des intérêts communs (Créer des réunions, co-éditer des fichiers) Depuis un canal, un simple clique sur « Rejoindre maintenant » vous permet d’initier une visio conférence avec les membres du canal que vous avez sélectionnés, tout en choisissant d’enregistrer ou pas la conversation

Organisation de pont de conférence / Réunions via Outlook

Les réunions Teams permettent de collaborer en utilisant l’audio & la vidéo depuis votre ordinateur, votre navigateur ou de votre mobile Depuis Outlook vous pouvez organiser une réunion Teams comme vous pouvez le faire avec Skype for Business. Vous disposez :

de rappel de réunion dans Teams en mode « Popup »
d’accès HTML5 pour les invités externes
de ponts de conférence avec numéros fixes disponibles dans le monde entier
de conférence jusqu’à 250 participants et plus 10 000 sur le mode évènement

Partage de fichiers

Les applications Office tels que Word, Excel & Powerpoint sont intégrées à Teams. Cela permet d’ajouter et d’éditer des fichiers de ces applications dans l’outil.

Dans un canal, en allant simplement dans l’onglet « fichier », il est possible d’accéder à tous les fichiers partagés dans le canal depuis sa création. Il est possible de faire :

L’édition simultanée des documents Office avec les membres du canal Ainsi l’on peut voir en simultanée la modification des différents collaborateurs
La synchronisation dans OneDrive des différents documents

Partage d’applications

Dans un canal, en allant simplement dans l’onglet « + », il est possible d’ajouter une application présente dans le Microsoft Store. Le « market place » contient plusieurs centaines d’applications web intégrées comme : Box, Youtube, Flow, Adobe Sign…

Gérer la téléphonie IP

Teams permet de communiquer avec tout types de système téléphonique via son système de téléphonie IP avec ses forfaits d’appels ou le routage direct*.

Cela permet de profiter des principales fonctionnalités d’appel :

La messagerie vocal
Refus d’appel si occupé
La prise d’appels de groupe
Partage de ligne

Disponibilité de l’application Smartphone Apple & Android

L’application Teams vous permet de rester connecté en permanence partout dans le monde avec votre Smartphone qu’il soit Apple ou Android.

Vous pouvez accéder à :

Votre activité
Vos conversations
Vos équipes
Votre calendrier
Vos appels

En tant qu’Administrateur, il est possible de définir des stratégies pour déterminer quelles applications et quels services peuvent être utilisés. Vous pouvez gérer les utilisateurs, l’utilisation et les paramètres. Microsoft Teams est disponible avec les abonnements Office 365 Business Premium & Business Essentials. Il existe notamment des licences d’essai gratuites pour Teams. Les utilisateurs éligibles peuvent s’inscrire à l’expérience exploratoire Teams en se connectant à Teams via teams.microsoft.com

Conclusion

Aujourd’hui de plus en plus d’entreprises ont recours au télétravail mais rencontrent des difficultés dans la mise à disposition des outils aux collaborateurs nomades. La mobilité des collaborateurs étant au cœur des préoccupations en ce début d’année, Microsoft Teams permet de poursuivre vos activités en tout lieu et surtout depuis chez vous ! L’outil est disponible avec un client sur Windows, iOS, Android mais aussi sans client, simplement depuis un navigateur Web en HTML5, ce qui ne nécessite aucune préparation du poste en amont. En permettant une nouvelle collaboration sur un modèle de projet, d’équipe ou de département, Teams a réussi à rassembler les différents briques historiques ayant fait le succès de Microsoft au sein d’un unique produit. On peut aussi ajouter à ses nombreuses fonctionnalités, son ergonomie et sa facilité de prise en main. Sans compter qu’il existe de nombreuses documentations et une communauté très active.